Przygotowanie dokumentacji dla budynku wymaga spojrzenia na instalacje z punktu widzenia ich późniejszego użytkowania, a nie tylko samego etapu montażu. W praktyce pierwsze problemy na prawdę bardzo często wynikają z z pozoru drobnych decyzji podjętych na początku. Niewłaściwie dobrana lokalizacja punktu zasilania, brak miejsca na dodatkowe urządzenie lub zbyt ciasno zaplanowana trasa przewodów mogą ujawnić się dopiero wówczas, gdy pomieszczenia są już wykończone.
Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno dlatego uwzględniać nie tylko i wyłącznie teraźniejsze wyposażenie, niemniej jednak również sposób korzystania z obiektu. Przeciwnie planuje się układ dla przestrzeni, w której znakomita większość urządzeń znajduje się w jednym miejscu, a przeciwnie dla budynku z wieloma stanowiskami pracy, urządzeniami technicznymi czy rozproszonymi punktami komunikacji. Znaczenie ma także przewidywana intensywność użytkowania poszczególnych wnętrz, ponieważ wpływa ona na liczbę potrzebnych punktów a także sposób podziału instalacji.
Ważną częścią prac jest określenie, gdzie będą znajdowały się elementy wymagające okresowego dostępu. Rozdzielnice, szafy teletechniczne, urządzenia sterujące czy miejsca zakończenia przewodów nie powinny być traktowane jako przypadkowe dodatki do projektu. Ich położenie wpływa później na sposobność stworzenia pomiarów, przekształceń, napraw i rozbudowy. Z doświadczenia wykonawczego wynika, że dostępność jest często niedoceniana, zwłaszcza gdy w trakcie projektowania pomieszczenie wygląda jeszcze na w pełni puste. Po zamontowaniu drzwi, zabudowy, urządzeń lub wyposażenia sytuacja może wyglądać inaczej. Powinno się też brać pod uwagę przestrzeń potrzebną do prowadzenia i uporządkowania przewodów. Samo znalezienie miejsca na szafę czy rozdzielnicę nie wystarcza, jeśli w późniejszym czasie zabraknie miejsca na komfortowe doprowadzenie kolejnych kabli. Przy większej liczbie instalacji takie ograniczenia bardzo szybko stają się widoczne.
Część teletechniczna wymagdodatkowo uwzględnienia sposobu przepływu informacji wśród urządzeniami. W współzależności od przeznaczenia obiektu mogą pojawić się przewody sieciowe, systemy monitoringu, kontroli dostępu, sygnalizacji, komunikacji czy automatyki. Każdy z owych systemów może posiadać inne oczekiwania, dlatego wspólne potraktowanie wszystkich przewodów jako jednej grupy prowadzi nierzadko do problemów podczas stworzenia. Ważne jest również oznaczenie kabli i punktów ich zakończenia. Przy niewielkiej instalacji można jeszcze stosunkowo łatwo odtworzyć jej układ, niemniej jednak przy rozbudowanym obiekcie bez stosownej dokumentacji bardzo szybko pojawia się trudność z ustaleniem, który przewód odpowiada za dokładnie sprecyzowane urządzenie. W efekcie wręcz prosta modyfikacja może wymagać dodatkowego sprawdzania przebiegu instalacji. Z tego względu dokumentacja powinna przedstawiać stan faktyczny, a nie wyłącznie pierwotne założenia projektowe.
Zmiany wprowadzone podczas budowy są następnym elementem, którego nie warto pomijać. W trakcie realizacji mogą pojawić się różnice między projektem a prawdziwym układem ścian, stropów albo innych instalacji. W pewnych przypadkach zmiana wynika też z wyborów dotyczącej wyposażenia pomieszczenia. Nie każda korekta ma duże znaczenie dla całego układu, niemniej jednak każda powinna być oceniona pod względem jej wpływu na pozostałe elementy. Przesunięcie jednego punktu może oznaczać konwersję długości przewodu, przebiegu trasy lub miejsca jego zakończenia. Przy większej liczbie takich przeróbek pierwotny rysunek przestaje odpowiadać rzeczywistości. Dlatego projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno się rozpatrywać jako proces związany też z późniejszym prowadzeniem dokumentacji. Rzeczywisty przebieg tras, zastosowane rozwiązania i wprowadzone modyfikacje mają znaczenie wtedy, gdy po kilku latach potrzebna jest rozbudowa, wymiana urządzenia lub wykonanie kolejnych prac w tej samej przestrzeni.
Źródło: projektant systemu sygnalizacji pożaru.