Nie prawie każde nagranie nadaje się do bezpośredniego użycia bez wcześniejszego uporządkowania treści. W praktyce bardzo szybko okazuje się, że dźwięk, w szczególności dłuższy i wielowątkowy, wymaga przekształcenia w formę tekstową, która daje możliwość na komfortowe operowanie informacją. Taki zapis ułatwia analizę, porównywanie fragmentów a także wracanie do konkretnych wypowiedzi bez konieczności wielokrotnego odsłuchiwania całości.
Z doświadczenia wynika, że już na etapie pierwszego odsłuchu widać różnice w jakości materiału, co później wpływa na sposób jego opracowania i poziom szczegółowości zapisu.
W tym kontekście transkrypcje nagrań są traktowane jako proces wymagający nie tylko i wyłącznie wiernego odwzorowania słów, niemniej jednak też uporządkowania struktury wypowiedzi. W praktyce ukazują się sytuacje, w których rozmowy są przerywane, nakładają się na siebie lub zawierają dłuższe pauzy, co utrudnia zachowanie naturalnej ciągłości tekstu. W takich okolicznościach niezbędne jest podjęcie wyborów, jak oddać przebieg rozmowy w sposób czytelny, a równocześnie zgodny z oryginałem. Na prawdę bardzo często zwraca się uwagę na to, że różnorodne rodzaje nagrań wymagają odmiennego podejścia, ponieważ całkiem inaczej opracowuje się wywiad, a przeciwnie rozmowę kilku osób prowadzoną w mniej uporządkowanych warunkach.
W bardziej formalnych sytuacjach pojawia się transkrypcja do sądu, gdzie wyjątkową wagę przywiązuje się do dokładności i zgodności z faktycznym przebiegiem wypowiedzi. W praktyce oznacza to konieczność zapisu bez pomijania bardzo poważnych elementów, nawet jeżeli w codziennym języku mogłyby one zostać uznane za nieistotne. Ważne staje się również zachowanie kolejności wypowiedzi a także oznaczenie osób biorących udział w rozmowie, co pozwala odtworzyć pełny kontekst zdarzenia (źródło informacji: transkrypcja do sądu cennik). Zdarza się, że materiał jest niełatwy technicznie, na przykład przez hałas tła albo niewyraźną dykcję, co prócz tego wpływa na czas i sposób opracowania tekstu.
W szerszym ujęciu stenogram jest formą zapisu, która porządkuje wypowiedzi w sposób możliwie wierny, ale równocześnie czytelny dla odbiorcy. W praktyce jego przygotowanie wymaga skupienia na szczegółach językowych, ponieważ nawet niewielkie różnice w zapisie mogą zmieniać sens wypowiedzi. Często obserwuje się, że dopiero po przekształceniu nagrania w treść możliwe staje się całe przededukowanie przebiegu rozmowy, w szczególności gdy zawiera ona wiele wątków lub odniesień do wcześniejszych wypowiedzi. Dzięki temu materiał audio zyskuje formę, która pozwala na dalszą analizę bez konieczności odtwarzania go w całości.
Dodatkowe informacje: transkrypcje nagrań.