W trakcie pracy z dużą ilością materiałów łatwo zauważyć, że największym problemem nie za każdym razem jest brak informacji, lecz trudność w późniejszym odnalezieniu tego, co naprawdę było istotne. Rozmowy, dokumenty, nagrania i wiadomości powstają w różnym czasie i na prawdę bardzo często mają odmienną formę. W takich wypadkach pojawia się zastosowanie narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję do budowy i porządkowania zapisów.
Notatki ai mogą powstawać na podstawie dostarczonego tekstu, transkrypcji rozmowy lub innego materiału, a następnie przyjmować bardziej uporządkowaną postać. Sposób działania zależy od konkretnego rozwiązania, dlatego nie każda funkcja będzie dostępna w każdym narzędziu. Warto także pamiętać, że automatyczne opracowanie nie jest tym samym co ręczne sporządzenie notatki. System rozpoznaje wzorce w przekazanym materiale i na tej bazie projektuje skrót, co może prowadzić do pominięcia informacji uznanych za mniej istotne.
W praktyce bardzo dużo zależy od rodzaju materiału, który ma zostać opracowany. Krótkie spotkanie z jasno określonym tematem jest relatywnie łatwe do uporządkowania, jednakże rozmowa, w której kilka osób zmienia wątki, stosuje skrótów myślowych lub odnosi się do wcześniejszych ustaleń, stawia przed takim systemem większe oczekiwania. AI notes mogą wtedy pokazać główne zagadnienia, niemniej jednak niekoniecznie zachować wszystkie współzależności między poszczególnymi wypowiedziami. Wyjątkową uwagę warto zwrócić na liczby, terminy, nazwy własne oraz zdania zawierające zastrzeżenia. Właśnie takie elementy mają znaczenie praktyczne, a równocześnie ich interpretacja może zależeć od kontekstu. O ile w źródłowym materiale występuje niejasność, automatyczne opracowanie nie musi jej rozwiązać. Może natomiast nadać jej bardziej uporządkowaną formę, przez co pierwotna niepewność będzie mniej widoczna.
Kolejnym zagadnieniem jest sposób korzystania z gotowych zapisów. Jedna osoba może potrzebować krótkiego opisu całej rozmowy, inna będzie szukała konkretnych ustaleń, a jeszcze inna zechce zachować chronologiczny przebieg wydarzeń. Z tego powodu przydatność notatki zależy nie tylko od jakości rozpoznawania treści, ale również od jej późniejszego użycia. Przy dłuższych materiałach znaczenie ma sposobność szybkiego dotarcia do określonego fragmentu. Przy krótkich zapisach ważniejsza może być łatwość i czytelność. Zbyt mocne skracanie treści też może być problemem, ponieważ kilka zdań pozbawionych kontekstu czasem nie wystarcza do odtworzenia sensu całej rozmowy. W pracy z takimi narzędziami rozsądne jest więc traktowanie wygenerowanego zapisu jako opracowania materiału, a nie automatycznego odpowiednika pełnego źródła. Gdy szczegół ma znaczenie, warto odwołać się do pierwotnego tekstu albo nagrania.
Nie można pomijać również kwestii danych przekazywanych do systemu. Nagranie spotkania lub dokument mogą zawierać informacje, których nie należy udostępniać bez odpowiedniego sprawdzenia zasad przetwarzania. Dotyczy to w głównej mierze danych osobowych, informacji zawodowych, treści wewnętrznych a także materiałów powierzonych przez inne osoby. Przed użyciem określonego rozwiązania warto zapoznać się z jego sposobem przechowywania i przetwarzania danych a także sprawdzić, jakie ustawienia można zmodyfikować. Na prawdę ważna jest też kontrola gotowej notatki. Nawet jeśli treść wygląda spójnie, nie oznacza to w sposób automatyczny, że wszystkie szczegóły zostały zapisane prawidłowo. W przypadku treści powstających na bazie rozmów szczególne znaczenie ma jakość nagrania, wyraźne rozróżnienie mówców i ilość dostępnego kontekstu. To właśnie te czynniki na prawdę często decydują o tym, czy samoczynnie przygotowany zapis będzie odpowiadał rzeczywistemu przebiegowi rozmowy.
Źródło: ai notes.