Przygotowanie przyjęcia w nietypowej przestrzeni wymaga uwzględnienia wielu szczegółów, których nie widać w trakcie krótkich oględzin. Wysokie wnętrze, drewniana konstrukcja, bardzo duże przeszklenia czy otoczenie pól i ogrodu mogą wpływać na sposób ustawienia wyposażenia oraz przebieg poszczególnych części uroczystości. Wesele w stodole nie sprowadza się więc jedynie do wyboru dekoracji pasujących do drewnianych ścian.
Najpierw warto określić, jak przestrzeń będzie wykorzystywana przez gości. Zupełnie inaczej planuje się układ dla niewielkiej liczby osób, a inaczej dla większego przyjęcia, podczas którego potrzebne są dodatkowe stoły, miejsce do tańca, zaplecze dla obsługi a także przestrzeń na sprzęt muzyczny. Zbyt ciasne ustawienie poszczególnych elementów może utrudniać przechodzenie między stołami, dlatego w trakcie planowania świetnie pozostawić odpowiednio szerokie przejścia. Znaczenie ma także rozmieszczenie drzwi, okien i wyjść, ponieważ wpływają one na naturalny ruch osób wewnątrz budynku.
Osobnym zagadnieniem jest sposób wykorzystania otoczenia. W przypadku obiektów położonych wśród zieleni część wydarzenia może być planowana na zewnątrz, jednakże taki scenariusz wymaga uwzględnienia zmiennej pogody. Warto przedtem ustalić, czy w razie deszczu możliwe jest szybkie przeniesienie zaplanowanych aktywności do środka a także czy wewnętrzna przestrzeń pomieści dodatkowe elementy. W trakcie oglądania miejsca świetnie sprawdzić także nawierzchnię prowadzącą od parkingu do budynku. Mokra trawa, błoto lub nierówna droga mogą posiadać znaczenie dla osób w podeszłym wieku, dzieci czy gości poruszających się z trudnością. W praktyce są to drobiazgi, o których łatwo zapomnieć, gdy główną uwagę przyciąga wygląd sali. O ile planowane jest romantyczne wesele w stodole, warto również przemyśleć oświetlenie terenu po zachodzie słońca. Lampy znajdujące się przy wejściach, ścieżkach i parkingu pełnią inną funkcję niż światło dekoracyjne wewnątrz budynku, dlatego wszystkie te elementy powinny być rozpatrywane osobno.
Na odbiór przestrzeni wpływa też temperatura i wentylacja. Stodoła może nagrzewać się w słoneczny dzień, w szczególności gdy ma spore przeszklenia, jednakże wieczorem sytuacja może się zmienić. Dlatego podczas wyboru miejsca warto sprawdzić, jakie rozwiązania zastosowano do ogrzewania, chłodzenia i wymiany powietrza. Nie należy też pomijać akustyki. Duża kubatura i twarde powierzchnie mogą powodować odbijanie dźwięku, przez co rozmowa przy stole staje się trudniejsza, a muzyka może być odbierana całkiem inaczej niż w pomieszczeniu o niższym suficie i większej liczbie miękkich materiałów. W tym przypadku znaczenie ma nie tylko sprzęt nagłośnieniowy, niemniej jednak też ustawienie głośników, stołów i parkietu. W trakcie przygotowań bardzo dobrze zwrócić uwagę na dostęp do gniazd elektrycznych a także możliwość poprowadzenia przewodów w sposób, który nie będzie przeszkadzał w poruszaniu się. Takie kwestie techniczne zwykle pojawiają się dopiero na etapie montażu, dlatego ich wcześniejsze sprawdzenie daje możliwość uniknąć przemian w ostatniej chwili.
Istotna jest też organizacja zaplecza, ponieważ samo miejsce dla gości stanowi jedynie część niezbędnej przestrzeni. Obiekt weselny powinien być oceniany również pod względem miejsca do przechowywania towarów, naczyń, sprzętu oraz rzeczy należących do obsługi. Jeżeli już catering jest dostarczany z zewnątrz, znaczenie ma sposobność na prawdę wygodnego rozładunku oraz odległość między zapleczem a salą. Jednakowo wygląda kwestia dekoracji. Nie każdą ozdobę można przymocować do drewnianych elementów, a cięższe konstrukcje mogą wymagać określonego sposobu ustawienia. Warto przedtem ustalić, jakie zmiany w wystroju są dopuszczalne i ile czasu można poświęcić na montaż oraz późniejsze sprzątanie. W sytuacji przestrzeni oddalonych od miasta dochodzą kwestie transportu i czasu potrzebnego na dostarczenie wyposażenia. Z perspektywy organizacji ważne jest więc nie tylko to, jak miejsce wygląda w trakcie pierwszej wizyty, niemniej jednak również jak funkcjonuje wówczas, gdy jednocześnie pracują tam kucharze, obsługa, muzycy, dekoratorzy i pozostali wykonawcy.
Źródło informacji: wesele blisko Warszawy.