Przygotowanie dokumentacji dla budynku wymaga spojrzenia na instalacje z punktu widzenia ich późniejszego użytkowania, a nie tylko i wyłącznie samego etapu montażu. W praktyce pierwsze problemy często wynikają z z pozoru drobnych wyborów podjętych na początku. Niewłaściwie dobrana lokalizacja punktu zasilania, brak miejsca na dodatkowe urządzenie lub zbyt ciasno zaplanowana trasa przewodów mogą ujawnić się dopiero wtedy, gdy pomieszczenia są już wykończone.
Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno dlatego uwzględniać nie tylko obecne wyposażenie, niemniej jednak także sposób korzystania z obiektu. Przeciwnie planuje się układ dla przestrzeni, w której znakomita większość urządzeń znajduje się w jednym miejscu, a przeciwnie dla budynku z wieloma stanowiskami pracy, urządzeniami technicznymi czy rozproszonymi punktami komunikacji. Znaczenie ma również przewidywana intensywność użytkowania poszczególnych wnętrz, ponieważ wpływa ona na liczbę potrzebnych punktów a także sposób podziału instalacji.
Ważną częścią prac jest określenie, gdzie będą znajdowały się elementy wymagające okresowego dostępu. Rozdzielnice, szafy teletechniczne, urządzenia sterujące czy miejsca zakończenia przewodów nie powinny być traktowane jako przypadkowe dodatki do projektu. Ich położenie wpływa w przyszłości na możliwość utworzenia pomiarów, zmian, napraw i rozbudowy. Z doświadczenia wykonawczego wynika, że przystępność jest na prawdę bardzo często niedoceniana, zwłaszcza gdy w trakcie projektowania pomieszczenie wygląda jeszcze na całkowicie puste. Po zamontowaniu drzwi, zabudowy, urządzeń lub wyposażenia sytuacja może wyglądać inaczej. Trzeba także brać pod uwagę przestrzeń potrzebną do prowadzenia i uporządkowania przewodów. Samo znalezienie miejsca na szafę czy rozdzielnicę nie wystarcza, jeżeli w przyszłości zabraknie miejsca na wygodne doprowadzenie kolejnych kabli. Przy większej liczbie instalacji takie ograniczenia szybko stają się widoczne.
Część teletechniczna wymagprócz tego uwzględnienia sposobu przepływu informacji pomiędzy urządzeniami. W współzależności od przeznaczenia obiektu mogą pojawić się przewody sieciowe, systemy monitoringu, sprawdzeniu dostępu, sygnalizacji, komunikacji czy automatyki. Każdy z owych systemów może mieć inne oczekiwania, dlatego wspólne potraktowanie wszystkich przewodów jako jednej grupy prowadzi w pewnych przypadkach do problemów podczas zaprojektowania. Ważne jest również oznaczenie kabli i punktów ich zakończenia. Przy niewielkiej instalacji można jeszcze stosunkowo łatwo odtworzyć jej układ, niemniej jednak przy rozbudowanym obiekcie bez stosownej dokumentacji szybko pojawia się trudność z ustaleniem, który przewód odpowiada za konkretne urządzenie. W efekcie nawet prosta modyfikacja może wymagać dodatkowego sprawdzania przebiegu instalacji. Z tego względu dokumentacja powinna przedstawiać stan faktyczny, a nie tylko pierwotne założenia projektowe.
Zmiany wprowadzone podczas tworzenia są następnym elementem, którego nie warto pomijać. Podczas realizacji mogą pojawić się różnice między projektem a rzeczywistym układem ścian, stropów albo innych instalacji. W pewnych sytuacjach zmiana wynika też z decyzji dotyczącej wyposażenia pomieszczenia. Nie każda korekta ma spore znaczenie dla całego układu, ale każda powinna być oceniona pod kątem jej wpływu na pozostałe elementy. Przesunięcie jednego punktu może oznaczać zmianę długości przewodu, przebiegu trasy albo miejsca jego zakończenia. Przy większej liczbie takich modyfikacji pierwotny rysunek przestaje odpowiadać rzeczywistości. Dlatego projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno się rozpatrywać jako proces związany też z późniejszym prowadzeniem dokumentacji. Rzeczywisty przebieg tras, zastosowane rozwiązania i wprowadzone modyfikacje mają znaczenie wtedy, gdy po kilku latach potrzebna jest rozbudowa, wymiana urządzenia albo wykonanie kolejnych prac w tej samej przestrzeni.
Zobacz więcej: projektant systemu sygnalizacji pożaru.