Organizacja przewozu towarów objętych nadzorem wymaga uwzględnienia nie tylko i wyłącznie trasy i terminu dostawy, ale też formalności, które towarzyszą transportowi na poszczególnych etapach. W praktyce trudności ukazują się na prawdę często wówczas, gdy informacje o ładunku, pojeździe i uczestnikach przewozu są przechowywane w różnorakich dokumentach albo przekazywane między pracownikami za pomocą kilku kanałów. W takiej okoliczności łatwo przeoczyć przeróbkę danych lub oprzeć się na wcześniejszej wersji dokumentacji.
Program do obsługi SENT może stanowić część środowiska informatycznego wykorzystywanego w logistyce, w którym gromadzone są informacje potrzebne do przygotowania i prowadzenia zgłoszeń. Znaczenie ma a przy tym nie tylko i wyłącznie sposób wprowadzania danych, lecz również możliwość ich późniejszego odszukania, sprawdzenia i powiązania z konkretnym transportem. Przy ustalaniu zasad pracy warto rozdzielić czynności realizowane przed rozpoczęciem przewozu od tych, które mogą być konieczne podczas jego realizacji. Daje możliwość to określić, na którym etapie potrzebna jest kontrola danych i kto powinien reagować na pojawiające się zmiany.
Jednym z zagadnień związanych z obsługą przewozów jest ustalenie, jakie informacje powinno się przygotować jeszcze przed wysłaniem zgłoszenia. Dane dotyczące towaru, jego ilości, miejsca załadunku a także planowanej dostawy muszą odpowiadać dokumentacji i realnym warunkom transportu. System do zgłoszeń SENT może porządkować te informacje według przyjętego schematu, a w współzależności od dostępnych funkcji również wykorzystywać wcześniej zapisane dane. Należy jednak odróżnić sprawdzenie, czy formularz został wypełniony, od zgody, że jego tekst jest prawidłowa. Oprogramowanie może wykryć brak wymaganego pola, niemniej jednak nie za każdym razem rozpozna, że wpisana wartość nie odpowiada dokumentom przewozowym. Z tego względu ważne jest uwarunkowanie zasad weryfikacji przed przekazaniem zgłoszenia oraz sposobu postępowania w razie wykrycia niezgodności. W codziennej pracy przydaje się też czytelna historia przekształceń, zwłaszcza gdy przygotowanie dokumentacji i realizacja przewozu należą do zadań różnorakich osób. Dzięki temu łatwiej ustalić, które informacje zostały przerobione i czy aktualna wersja danych jest zgodna z ustaleniami dotyczącymi transportu.
Wprowadzanie kolejnych zgłoszeń według podobnego schematu skłania do poszukiwania możliwości ograniczenia ręcznej pracy. Automatyzacja zgłoszeń SENT może polegać między innymi na pobieraniu informacji z systemu magazynowego, kodu transportowego albo innych źródeł stosowanych w przedsiębiorstwie. Zakres takich działań uzależniony jest od dostępnych integracji, jakości danych i zasad działania poszczególnych narzędzi. Jeżeli w jednym systemie stosowane są inne oznaczenia niż w drugim, samo połączenie aplikacji nie rozwiąże kłopotu. Niezbędne może być przygotowanie reguł przypisywania pól, ujednolicenie formatów oraz sprawdzenie, jak oprogramowanie reaguje na brakujące lub niezgodne informacje. Osobnej uwagi wymagają sytuacje nietypowe, na przykład zmiana pojazdu, korekta danych o ładunku lub odwołanie planowanego przewozu. W tak zaistniałych okolicznościach proces nie powinien opierać się jedynie na powielaniu wcześniejszych ustawień. Powinno się ustalić, które działania mogą być wykonywane samoczynnie, a które wymagają wyborów pracownika. Ważne jest także regularne sprawdzanie, czy przekazywane dane pozostają obowiązujące, ponieważ błąd w systemie źródłowym może zostać przeniesiony do kolejnych dokumentów bez ponownego ręcznego wpisywania informacji.
Przy organizacji elektronicznej obsługi zgłoszeń powinno się uwzględnić także dostępność systemu, uprawnienia użytkowników i sposób przechowywania dokumentacji. Oczywiście nie każdy pracownik musi posiadać możliwość edytowania wszystkich danych, dlatego zakres dostępu powinien odpowiadać wykonywanym zadaniom. Warto także ustalić, jak postępować w przypadku awarii, utraty połączenia albo braku sposobności przekazania informacji w zwyczajnym trybie. Procedura awaryjna powinna uwzględniać bieżące wymagania dotyczące zgłoszeń, a nie tylko wewnętrzne zasady obowiązujące w biznesie. Przydatnym elementem organizacji pracy jest prowadzenie ewidencji zgłoszeń w taki sposób, ażeby można było ustalić ich status, wyszukać powiązane dokumenty i sprawdzić, czy wymagane czynności zostały zrobione. Osoby odpowiedzialne za transport powinny znać również zasady aktualizacji danych a także mieć świadomość tego, kiedy niezbędne jest podjęcie dodatkowych działań. Samo wdrożenie narzędzia informatycznego nie zastępuje znajomości obowiązujących przepisów ani kontroli poprawności informacji. Sposób zastosowania systemu powinien być dostosowany do rodzaju przewozów, liczby obsługiwanych zgłoszeń i podziału odpowiedzialności między uczestników procesu, z uwzględnieniem przemian w przepisach a także zasad działania Systemu Elektronicznego Nadzoru Transportu.
Więcej informacji: SENT API.