Nagranie rozmowy może zawierać znacznie więcej informacji, niż wynikałoby z pobieżnego odsłuchania. Wypowiedzi na prawdę bardzo często są przerywane, rozmówcy wchodzą sobie w słowo, a część zdań pozostaje niedokończona. Dopiero przy dokładnym odsłuchiwaniu widać, jak sporo elementów powinno się uwzględnić podczas budowy zapisu.
Transkrypcja nagrań polega na przeniesieniu wypowiedzi z formy dźwiękowej do tekstu, niemniej jednak sposób wykonania takiego zadania zależy od przeznaczenia materiału. Przeciwnie można opracować rozmowę przeznaczoną do późniejszego przeczytania, a inaczej zapis, w którym istotne jest zachowanie możliwie wiernego przebiegu wypowiedzi. Znaczenie ma także jakość pliku. Szum tła, pogłos, cichy głos albo kilka osób mówiących równocześnie mogą utrudnić prawidłowe rozpoznanie słów. W takich wypadkach nie powinno się uzupełniać brakujących fragmentów na podstawie przypuszczeń. Lepszym rozstrzygnięciem jest wyraźne zaznaczenie, że określony fragment jest nieczytelny albo niełatwy do ustalenia.
W przypadku materiałów stosowanych w sprawach prawnych szczególnej sugestie wymaga dokładność zapisu. Transkrypcja do sądu może obejmować rozmowy telefoniczne, przesłuchania, spotkania, wiadomości głosowe czy inne nagrania, które mają znaczenie dla określonego postępowania. W takim dokumencie ważna jest kolejność wypowiedzi a także sposobność łatwego odnalezienia konkretnego miejsca w materiale źródłowym. Z tego powodu przydatne bywają oznaczenia czasu, podział na poszczególnych rozmówców i konsekwentne stosowanie tych samych oznaczeń w całym dokumencie. Nie trzeba co więcej poprawiać wypowiedzi w taki sposób, by brzmiała bardziej logicznie niż na oryginalnym nagraniu. Błędy językowe, powtórzenia czy urwane zdania mogą stanowić część rzeczywistego przebiegu rozmowy (polecana strona:stenogram cennik). Jeśli materiał ma być później oceniany w konkretnym postępowaniu, znaczenie ma też to, czy dokument przedstawia dosłowną treść nagrania, czy jedynie jego uporządkowaną wersję. Te dwa podejścia nie są tym samym i nie za każdym razem można je stosować zamiennie.
Pojęcie stenogram jest związane z wiernym zapisem wypowiedzi, jednakże w praktyce forma takiego dokumentu może być dostosowana do charakteru nagrania. Przy większej liczbie uczestników samo rozpoznanie głosów bywa wyzwaniem, szczególnie gdy osoby mają podobną barwę głosu lub nagranie zostało zrobione z większej odległości. Pomocny jest wtedy kontekst rozmowy, ale nie powinien on prowadzić do dopisywania treści, których nie można usłyszeć. Osobną kwestią są nazwy swoje, nazwiska, numery, daty i specjalistyczne określenia. Pomyłka w jednym słowie może zmodyfikować znaczenie całej wypowiedzi, dlatego takie fragmenty wymagają dodatkowego sprawdzenia. W przypadku niepewności warto zachować informację o problemie zamiast przedstawiać domysł jako fakt. Tyczy się to też sytuacji, w której rozmówca mówi niewyraźnie lub równocześnie wypowiada się kilka osób.
Na sposób przygotowania zapisu wpływa też to, jak będzie on później wykorzystywany. Jeżeli treść ma służyć głównie do analizy treści, można zastosować układ ułatwiający szybkie szukanie konkretnych fragmentów. Przy dokumentach związanych z materiałem dowodowym większe znaczenie może mieć zachowanie kolejności wypowiedzi i dokładne wskazanie miejsca w nagraniu. Warto również pamiętać, że treść nie oddaje wszystkich cech komunikacji ustnej. Ton głosu, długość ciszy, sposób wypowiedzenia określonego słowa czy reakcje pozostałych osób mogą mieć znaczenie, którego nie da się w pełni zademonstrować samymi zdaniami. Dlatego oznaczenia dotyczące pauz, śmiechu, hałasu w tle lub jednoczesnych wypowiedzi powinny być stosowane wówczas, gdy faktycznie pomagają odtworzyć przebieg rozmowy. Szczególnie przy długich nagraniach liczy się konsekwencja, ponieważ zmienianie zasad zapisu w połowie dokumentu może utrudnić późniejsze używanie z przygotowanego materiału.
Źródło informacji: transkrypcja do sądu.