Wiele informacji przekazywanych podczas rozmów ma znaczenie głównie w chwili, gdy padają dokładnie określone słowa. Prędzej czy później pamięć uczestników może być niepełna, a ponowne odsłuchiwanie długiego pliku na prawdę często utrudnia szybkie odnalezienie potrzebnego fragmentu. Z tego powodu przygotowywana jest transkrypcja nagrań, czyli przeniesienie treści wypowiadanej w materiale audio albo wideo do formy pisemnej.
W współzależności od rodzaju nagrania zapis może dotyczyć jednej osoby lub wieloosobowej rozmowy, a trudność pracy zmienia się wraz z jakością dźwięku. Zupełnie inaczej wygląda materiał z wyraźną wymową i jednym rozmówcą, a przeciwnie spotkanie, w trakcie którego głosy nakładają się na siebie. Znaczenie mają także pauzy, urwane zdania, powtórzenia i fragmenty wypowiadane niewyraźnie (źródło: transkrypcja do sądu cennik). W takich okolicznościach nie trzeba samoczynnie zastępować niezrozumiałych słów swoją interpretacją, ponieważ wręcz niewielka zmiana może wpłynąć na sens całej wypowiedzi.
Szczególnego znaczenia nabiera zapis materiału, który ma zostać użyty w sprawie formalnej. Transkrypcja do sądu powinna być przygotowywana z uwzględnieniem charakteru nagrania oraz celu, któremu ma służyć dokument. Ważne może być dokładne wskazanie rozmówców, zachowanie kolejności wypowiedzi oraz możliwość odnalezienia konkretnego miejsca w materiale źródłowym. Przy dłuższych nagraniach pomocne są oznaczenia czasu, ponieważ pozwalają sprawdzić, z jakiego fragmentu pochodzi dana część zapisu. Nie za każdym razem właściwe jest również poprawianie języka osób mówiących. Wypowiedzi ustne różnią się od tekstu pisanego, dlatego występują w nich błędy, powtórzenia czy zdania rozpoczęte i niedokończone. Ich nadmierne wygładzanie może spowodować, że dokument przestanie wiernie przedstawiać przebieg rozmowy. Sposób opracowania powinien zatem wynikać z tego, czego wymaga konkretne zastosowanie materiału.
W praktyce na prawdę dużo czasu może zająć nie samo wpisywanie słów, lecz rozstrzyganie miejsc problematycznych. Użyteczny stenogram nie powinien opierać się na zgadywaniu, gdy nagranie nie daje możliwość jednoznacznie ustalić wypowiedzi. Szum uliczny, odgłosy urządzeń, rozmowy prowadzone w tle czy duża odległość od mikrofonu potrafią sprawić, że pojedyncze frazę staje się trudne do rozpoznania. Jeszcze większym wyzwaniem są sytuacje, w których rozmówcy mówią równocześnie. Wówczas konieczne może być wielokrotne odsłuchanie krótkiego fragmentu i zestawienie go z kontekstem całej rozmowy. Kontekst pomaga zrozumieć wypowiedź, ale nie powinien być traktowany jako podstawa do dopisywania treści, której naprawdę nie słychać. W dokumentach o charakterze formalnym zwłaszcza istotne jest rozdzielenie tego, co wynika bezpośrednio z nagrania, od tego, co mogłoby być tylko domysłem osoby wykonującej zapis.
Znaczenie ma także sposób przygotowania materiału przed rozpoczęciem pracy. Oryginalne nagranie powinno pozostać dostępne, ponieważ zapis tekstowy nie zastępuje źródła i ewentualnie może wymagać porównania z konkretnym fragmentem audio albo wideo. Przydatne okazuje się także zachowanie jednolitego sposobu oznaczania osób, czasu a także fragmentów, których nie można wnikliwie odczytać. W przypadku kilku godzin materiału warto zwracać uwagę na ciągłość zapisu, ponieważ zmiana oznaczenia jednego rozmówcy może w przyszłości utrudnić interpretację całego dokumentu. Na prawdę istotna jest też jakość samego pliku. Kompresja, bardzo cichy dźwięk lub nagranie zrobione z sporej odległości mogą ograniczać dokładność zapisu niezależnie od sposobu jego opracowania. Dlatego przy ocenie gotowego dokumentu należy brać pod uwagę nie tylko i wyłącznie formę tekstu, lecz również sposobów i ograniczenia materiału, z którego został on sporządzony.
Więcej informacji: transkrypcja nagrań.