Nagrania dźwiękowe i materiały wideo są dziś wykorzystywane w bardzo wielu przypadkach, w których późniejsze odtworzenie całego materiału może być niewygodne albo czasochłonne. W takich wypadkach znaczenie ma wierne przeniesienie wypowiedzi do postaci tekstowej. Transkrypcja nagrań może obejmować rozmowy, wywiady, posiedzenia, spotkania, wykłady czy materiały zarejestrowane podczas pracy.
Samo przepisanie słów nie za każdym razem jest jednak prostym celem. Znaczenie mają jakość dźwięku, liczba osób mówiących, sposób wypowiadania się a także obecność szumów i przerw. Przy nagraniu kilku rozmówców trzebprzy tym rozpoznać, kto zabiera głos. Jeżeli już materiał jest niewyraźny, próba odgadnięcia brakującego fragmentu może prowadzić do zmiany sensu wypowiedzi, dlatego w praktyce lepiej podkreślić miejsce trudne do ustalenia niż uzupełniać treść na podstawie przypuszczeń.
Innego podejścia wymaga dokument przeznaczony do zastosowania w postępowaniu. Transkrypcja do sądu powinna przede wszystkim możliwie wnikliwie odzwierciedlać tekst źródłowego nagrania, ponieważ nawet pozornie drobne różnice mogą posiadać znaczenie przy ocenie materiału (polecamy: stenogram cennik). Istotne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, lecz też kolejność wypowiedzi, przerwania, powtórzenia czy momenty, w których uczestnicy mówią jednocześnie. W zależności od celu dokumentu wykorzystuje się różny poziom szczegółowości. W pewnych przypadkach niezbędny jest zapis wypowiedzi wraz z oznaczeniami czasu, a innym razem tekst uporządkowany w taki sposób, aby łatwiej było znaleźć dany fragment nagrania. Nie należy co więcej poprawiać wypowiedzi tylko po to, ażeby brzmiała bardziej literacko. Język mówiony na prawdę często zawiera niedokończone zdania, powtórzenia i potoczne określenia, które mogą zostać utracone w trakcie nadmiernej redakcji.
W przypadku dłuższych materiałów na prawdę często pojawia się pojęcie stenogram, choćby w praktyce zakres tego określenia bywa różnie rozumiany. Stenogram może być szczegółowym zapisem przebiegu rozmowy albo wydarzenia, z uwzględnieniem kolejności wypowiedzi poszczególnych osób. Przy pracy z takim materiałem istotna staje się konsekwencja w oznaczaniu rozmówców oraz zachowanie jednolitego sposobu zapisu przez cały dokument. Problem pojawia się w szczególności wtedy, gdy kilka osób wypowiada się jednocześnie, ktoś mówi bardzo cicho lub nagranie zawiera fragmenty o słabej jakości. Wtedy nie wystarczy mechaniczne rozpoznawanie mowy. Niezbędne jest porównywanie nieprostych fragmentów z wcześniejszym i późniejszym kontekstem, a zdarza się, że również wielokrotne odsłuchiwanie tego samego miejsca. Nie znaczy to natomiast, że niejasny fragment należy samemu interpretować. Zadaniem osoby sporządzającej zapis jest możliwie wierne przedstawienie materiału, a nie zmienianie jego treści.
Na dokładność zapisu wpływa też sposób przygotowania samego nagrania. Wyraźny dźwięk, niewielka liczba zakłóceń i możliwie czytelny podział głosów ułatwiają późniejszą pracę. Przy materiałach przeznaczonych do celów formalnych warto zachować oryginalny plik, ponieważ treść jest zapisem pochodnym i ewentualnie powinien dać się odnieść do źródła. Pomocne bywają oznaczenia czasu, dzięki którym konkretną wypowiedź można szybko porównać z właściwym miejscem nagrania. Znaczenie ma też metoda dokumentu: zbyt duża ingerencja redakcyjna może oddalić zapis od rzeczywistego przebiegu rozmowy, natomiast całkowity brak uporządkowania utrudnia wykorzystywanie z tekstu. Dlatego przy transkrypcji trzeba każdorazowo uwzględnić rodzaj materiału, jego użycie a także ograniczenia wynikające z jakości źródła.
Warto sprawdzić: transkrypcje nagrań.